Privacyverklaring

setters.nl is een administratietool voor setters. Deze verklaring beschrijft welke gegevens we verwerken, waarom, en wat je rechten zijn. De opzet van het product is dat we zo min mogelijk gegevens vastleggen — dat is geen belofte achteraf, maar zit in de manier waarop het gebouwd is.

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is NorthDock B.V., statutair gevestigd aan Eurenderstraat 13, 6467 CS Kerkrade, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42005535. Vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je stellen via robin@northdock.eu.

Gegevens van leads

Tot augustus 2026 legde setters.nl bewust géén gegevens van leads vast. Sinds de leadmodule bestaat, kun je dat wél: naam, bedrijf, functie, telefoonnummer, e-mailadres en een notitieveld, per afspraak.

Jij bepaalt wat je vastlegt. Alleen een naam is genoeg; alle andere velden zijn optioneel. Wil je de module niet gebruiken, dan werkt de app precies zoals hij altijd werkte.

Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens, niet wij. Je legt ze vast in het kader van jouw opdracht voor jouw opdrachtgever; NorthDock B.V. verwerkt ze uitsluitend om de dienst te kunnen leveren. Wij gebruiken ze nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en delen ze niet met derden.

Er staat altijd een bewaartermijn op. Per opdrachtgever stel je in hoe lang leadgegevens bewaard blijven (minimaal 30 dagen, maximaal 10 jaar, standaard één jaar). Een lead kan niet worden aangemaakt zonder einddatum, en een dagelijkse taak verwijdert wat verlopen is. Verkort je de termijn, dan wordt die gerekend vanaf het moment dat de lead is aangemaakt — niet vanaf vandaag, zodat een termijn niet oneindig opgeschoven kan worden.

Verwijderen laat je administratie intact. Verwijder je een lead, dan worden de persoonsgegevens gewist maar blijven de bijbehorende afspraken bestaan — zonder naam. Dat is met opzet: het recht van een persoon om vergeten te worden mag niet het bewijs wegnemen dat jij werk hebt verricht waarvoor je betaald moet worden.

Het korte kenmerkveld bij een afspraak bestaat nog steeds en wordt nog steeds gecontroleerd op e-mailadressen, telefoonnummers en webadressen. Persoonsgegevens horen in het leadveld, waar een bewaartermijn op staat, niet in een label waar er geen op staat.

Welke gegevens we van jou verwerken

• Accountgegevens: je e-mailadres en je naam.
• Bedrijfsgegevens: je adres, KvK-nummer en btw-nummer, voor zover je die invult om facturen te kunnen sturen.
• Je administratie: je opdrachtgevers, tarieven, afspraken, statussen en afrekeningen.
• Facturatiegegevens: de facturen van je abonnement en de bijbehorende betaalstatus.

Waarom we die gegevens verwerken

• Om de dienst te leveren waarvoor je een account hebt aangemaakt — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om je abonnement te administreren en te factureren — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
• Om de dienst veilig en werkend te houden, bijvoorbeeld door misbruik te herkennen — grondslag: gerechtvaardigd belang.

Inloggen en sessies

Je logt in met een magic link: je ontvangt een inloglink per e-mail, zodat je geen wachtwoord hoeft te onthouden. De inlogtokens en sessietokens worden uitsluitend als SHA-256-hash opgeslagen. De oorspronkelijke token staat dus niet in onze database.

Cookies

setters.nl gebruikt één functionele cookie, voor je sessie. Die is nodig om ingelogd te blijven. Er worden geen trackingcookies gebruikt, er is geen analytics, en er worden geen scripts van derden geladen. Daarom is er ook geen cookiebanner: er valt niets te kiezen.

Waar je gegevens staan

Je gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Verwerkers

We schakelen een beperkt aantal partijen in om de dienst te kunnen leveren. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

• Hostingprovider: draait de applicatie en de database.
• E-mailbezorging (SMTP): verstuurt inloglinks en berichten over je account.
• Mollie: verwerkt de betalingen van je abonnement.
• Odoo: voor de administratie van abonnementen en facturen.

Logging

Alle wijzigingen in gegevens worden vastgelegd in een auditlog, zodat herleidbaar is wat er wanneer is aangepast. In die logs staan geen persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

Je administratie bewaren we zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan worden je account en je administratie verwijderd. Facturen bewaren we zolang de wettelijke bewaartermijn dat vereist; die staan los van je account en blijven dus bestaan nadat je account verwijderd is.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Twee daarvan kun je direct zelf uitvoeren in de app:

• Exporteren: je downloadt al je gegevens als JSON en CSV.
• Verwijderen: je verwijdert je account zelf, zonder dat je contact hoeft op te nemen.

Voor de overige rechten kun je terecht bij robin@northdock.eu. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Verkeer verloopt via een versleutelde verbinding, tokens worden alleen als hash bewaard, en toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is om de dienst te leveren.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je per e-mail.

Laatst bijgewerkt: 21 augustus 2026. Nog niet juridisch getoetst.